Rejlers rekrytointiprosessin tietosuojaseloste
Tämä Rejlersin rekrytoinnin tietosuojaseloste kuvaa rekrytointiprosessissa noudatettavia, henkilötietojen käsittelyä koskevia käytäntöjä, sisältäen kuvauksen kerätyistä henkilötiedoista sekä siitä, miten me käsittelemme, hallinnoimme, käytämme ja suojaamme henkilötietoja.
Rejlersin rekrytointiprosessi toteutetaan lähtökohtaisesti Teamtailor alustaa (”palvelu”) käyttäen. On tärkeää, että rekrytointiprosessiin osallistuvat henkilöt ("hakija") tuntevat olonsa turvalliseksi ja ovat tietoisia siitä, kuinka käsittelemme heidän henkilötietojaan rekrytointiprosessin aikana.
1. Yleistä
Olemme rekrytointiprosessissa käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä nykyisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että olemme vastuussa hakijoiden henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä. Hakijoiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toteuttaa rekrytointiprosessi. Henkilötietojen käsittelyn laillisuus on oikeutettu etumme rekrytoinnin toteuttamiseksi sekä tietyissä tilanteissa hakijan suostumus.
2. Henkilötietojen kerääminen ja käsittely
Rekisteri sisältää henkilötietoja, jotka hakija antaa tai joita muulla tavoin kerätään rekrytointi- ja valintaprosessin aikana. Mikäli hakija palkataan, henkilötietoja käytetään myös työsuhteen elinkaaren hallintaan. Olemme vastuussa hakijoiden rekisterissä olevien henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä. Rekrytointiprosessia varten käsittelemme muun muassa seuraavia henkilötietoja:
- nimi
- yhteystiedot (mukaan lukien osoite, postinumero, kaupunki, maa, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- kielitaito
- liitetyt tiedostot
- koulutus
- hakijan työhistoria
- muut tehtävän kannalta olennaiset tiedot
- suosittelijat
Lisäksi mahdollinen videohaastattelumateriaali sekä soveltuvuusarvioinnista saadut tiedot ovat sellaisia, joita voidaan käsitellä rekrytointiprosessin aikana. On myös mahdollista, että hakija oma-aloitteisesti liittää hakemukseensa tai rekrytointiprosessin aikana muutoin toimittaa meille tietoja, joita ei ole lueteltu yllä.
Keräämme hakijan henkilötietoja, kun hakija
- täyttää hakemuksen palvelun kautta tai muuten lisää itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten LinkedInin, kautta;
- käyttää palvelua pitääkseen yhteyttä henkilöstöömme lisäämällä henkilötietoja itsestään joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten LinkedInin, kautta; ja
- tarjoaa tunnistettavia tietoja chatin kautta (toimitetaan palvelua käyttävän verkkosivuston kautta) ja tällaiset tiedot ovat olennaisia hakumenettelyn kannalta.
Työnhakijan suostumuksella voidaan tietoja kerätä myös hakijan ilmoittamilta suosittelijoilta. Suorahakutoimeksiannoissa keräämme tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten Linkediniltä tai muista julkisista lähteistä. Tätä kutsutaan tiedonhauksi (sourcing), ja rekrytoijamme suorittavat sen manuaalisesti tai erillisen palvelun kautta. Emme kuitenkaan tallenna näissä tilanteissa kerättyjä tietoja rekrytointijärjestelmäämme, ilman henkilön suostumusta.
Nykyiset työntekijämme voivat myös antaa suosituksia mahdollisista hakijoista. Suosituksen annossa työntekijämme lisäävät mahdollisten hakijoiden tietoja, ja näissä tapauksissa potentiaalista hakijaa pidetään hakijana tämän tietosuojakäytännön puitteissa, mikäli suositeltu henkilö antaa suostumuksensa tähän. Vain rekrytointiprosessin kannalta merkityksellisiä tietoja kerätään ja käsitellään.
4. Käsittelyn oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietoja voidaksemme tehdä tarvittavat rekrytointiin liittyvät toimet työposition täyttämiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on pääsääntöisesti hakijan suostumus. Lisäksi henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena voi toimia työsopimusta edeltävät toimenpiteet ja oikeutettu etu.
Hakija suostuu siihen, että rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja rekrytointia varten, kun hakija;
- täyttää hakemuksen palvelun kautta lisäämällä itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten LinkedInin kautta; ja/tai
- käyttää palvelua ollakseen yhteydessä rekisterinpitäjän rekrytointiosastoon lisäämällä itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten LinkedInin, kautta.
Hakijalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kohdassa 11 lueteltujen yhteystietojen kautta. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin johtaa siihen, että hakija ei voi hakea tiettyä työtä tai muuten käyttää palvelua. Rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta johtuen henkilötietoja voidaan tietyin edellytyksin käsitellä vielä hakijan suostumuksen peruuttamisen jälkeen.
5. Henkilötietojen säilytysaika
Hakijan tiedot säilytetään lähtökohtaisesti kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tiedoksiannosta tai niin kauan kuin katsomme sen tarpeelliseksi käsittelyn tarkoitusten mukaan. Hakijan suostumuksella aikaa voidaan myös pidentää.
Tallennamme kaikkien hakijoiden tietoja aina kuitenkin vähintään vuoden ajan rekrytointipäätöksen tiedoksiannosta. Tietojen säilyttäminen on tarpeellista, jotta Rejlers voi osoittaa noudattavansa tasa-arvolain ja yhdenvertaisuuslain säännöksiä. Kun vuosi on kulunut rekrytointipäätöksen tiedoksiannosta, tiedot voidaan hakijan pyynnöstä poistaa. Säilytysajat perustuvat tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslakien mukaisiin kanneaikoihin sekä rikoslain työsyrjintärikoksen vanhenemisaikaan.
Huomaa, että hakija voi olla kiinnostava tulevaa rekrytointia varten ja saatamme tallentaa hakijan henkilötietoja tätä tarkoitusta varten, kunnes ne eivät ole enää tarpeellisia. Jos sinä hakijana et halua, että henkilötietojasi käsitellään tätä tarkoitusta varten (tuleva rekrytointi), ota meihin yhteyttä kohdassa 11 olevia yhteystietoja käyttäen.
Henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää edellä mainittua pidempään, mikäli henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen vahingonkorvausvaatimusten, oikeudenkäyntien tai yhtiön sisäisten tutkimusten vuoksi.
6. Hakijan oikeudet
Sinulla on hakijana oikeus
- pyytää tietoja henkilötietojen käsittelymenetelmistämme;
- saada pääsy henkitietoihisi;
- pyytää tietojesi oikaisua, päivittämistä tai korjaamista;
- vaatia tietojen poistoa tai käsittelyn rajoittamista;
- peruuttaa suostumuksesi siltä osin kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen; tai
- pyytää henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.
Voit käyttää yllä mainittuja oikeuksia olemalla yhteydessä meihin kohdassa 11 olevien yhteystietojen kautta. Tarpeen mukaan voimme pyytää sinua täsmentämään pyyntöäsi kirjallisesti tai todistamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi käsittelyä.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle sinua koskevien henkilötietojen käsittelystä siinä tapauksessa, että uskot henkilötietojen käsittelyn loukkaavan tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa toimivaltainen viranomainen on tietosuojavaltuutettu (tietosuoja@om.fi).
7. Turvallisuus
Henkilötiedot voidaan tarvittaessa tallentaa ja käsitellä EU/ETA-alueella tai sellaisissa kolmansissa maissa, joilla on Euroopan komission mielestä riittävä suojan taso, tai jota käsittelevät sellaiset palveluntarjoajat, jotka ovat tehneet täysin kolmansien maiden siirtojen laillisuuden mukaisia sopimuksia tai muut palveluntarjoajat, joilla on riittävät takeet siirrettävien tietojen rekisteröityjen oikeuksien suojelemiseksi.
Pidämme henkilökohtaista koskemattomuutta prioriteettina ja pyrimmekin aktiivisesti varmistamaan, että hakijoiden henkilötietoja käsitellään erittäin huolellisesti. Toteutamme kohtuudella odotettavissa olevat toimenpiteet varmistaaksemme, että hakijoiden ja muiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti sekä tämän tietosuojaselosteen että yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
Tietojen siirto Internetin ja mobiiliverkon kautta sisältää kuitenkin riskejä, ja kaikki siirrot tehdään tiedon siirtäjän omalla vastuulla. On tärkeää, että hakija ottaa myös vastuun tietojensa suojauksesta. Onkin hakijan vastuulla, että hänen kirjautumistietonsa käytössä olevaan rekrytointipalveluun pidetään salassa.
8. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Emme myy tai muutoin siirrä hakijoiden henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman laillista perustetta.
Voimme siirtää hakijoiden henkilötietoja seuraaville tahoille:
- urakoitsijallemme ja alihankkijallemme, jotka toimivat ohjeidemme mukaisesti käsittelijöinä ja alikäsittelijöinä palvelun tarjoamiseksi.
- viranomaisille, neuvonantajille tai muille toimijoille siinä tapauksessa, että epäillään rikollista tai sopimatonta toimintaa tai jos viranomaisen määräyksen mukaan niin vaaditaan.
Siirrämme hakijoiden henkilötietoja käsiteltäväksi vain luottamillemme kolmansille osapuolille. Valitsemme yhteistyökumppanit huolellisesti varmistaaksemme, että hakijoiden henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Teemme yhteistyötä seuraavien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa: rekrytointialustan tarjoava taho, palvelin- ja hosting-yritykset, sähköpostiyritykset, videonkäsittely-yritykset, tiedonhankintayritykset, analyysipalveluyritykset ja muut palvelun toimittamiseen liittyvät yritykset.
9. Kootut tiedot (ei-tunnistettavissa olevat henkilötiedot)
Saatamme jakaa koottuja tietoja kolmansille osapuolille. Aggregoidut tiedot on tällöin koottu palvelun kautta kerätyistä tiedoista ja voivat koostua esimerkiksi Internet-liikenteen tilastoista tai geologisesta sijainnista palvelun käyttöä varten. Kootut tiedot eivät sisällä tietoja, joiden avulla yksittäisiä henkilöitä voitaisiin tunnistaa, eivätkä ne siten ole henkilötietoja.
Lisäksi tietoja on mahdollista käyttää yhdistettyä analyysiä tai markkinatutkimusta varten. Tällöin tiedot muutetaan aina tunnistamattomiksi, eikä tällaisia tietoja voida käyttää tietyn hakijan tunnistamiseen. Näitä tietoja ei siten pidetä henkilötietoina.
10. Evästeet
Tietoja hakijan rekrytointialustan käytöstä voidaan tallentaa evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan hakijan laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelua käytettäessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme hakijan palveluun liittyvää käyttökokemusta ja kerätäksemme tietoa esimerkiksi palvelun käyttöä koskevista tilastoista. Tämä tehdään palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden avulla kerätyt tiedot voivat joissain tapauksissa olla henkilötietoja, ja tällaisissa tapauksissa niitä säätelee evästekäytäntömme.
Hakija voi milloin tahansa estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa paikallisia asetuksia. Evästeiden poistaminen käytöstä voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi jotkin palvelun toiminnot saattavat olla pois käytöstä.
11. Muutokset tietosuojaselosteessa
Meillä on oikeus tehdä muutoksia tai lisäyksiä tietosuojaselosteeseemme milloin tahansa. Tietosuojaselosteen uusin versio on aina saatavilla Rejlersin verkkosivuilla tai palvelun kautta. Uusi versio katsotaan hakijalle välitetyksi, kun hakija on joko vastaanottanut sähköpostin, jossa hakijalle ilmoitetaan uudesta versiosta (käyttäen hakijan palvelun käytön yhteydessä antamaa sähköpostiosoitetta), tai kun päivitetty tietosuojaseloste on lisätty Rejlersin verkkosivuille tai rekrytointipalvelualustalle.
12. Yhteydenotto
Jos sinulla on kysyttävää, tarvitset lisätietoja henkilötietojen käsittelyprosessista tai haluat ottaa meihin yhteyttä muissa asioissa, käytä alla olevia yhteystietoja. Rejlers Finland kiia.kagan@rejlers.fi