Rejlers rekrytointiprosessin tietosuojaseloste | Rejlers Recruitment Process Privacy Policy
Tämä Rejlersin rekrytoinnin tietosuojaseloste kuvaa rekrytointiprosessissa noudatettavia, henkilötietojen käsittelyä koskevia käytäntöjä, sisältäen kuvauksen kerätyistä henkilötiedoista sekä siitä, miten me käsittelemme, hallinnoimme, käytämme ja suojaamme henkilötietoja.
This privacy policy for Rejlers' recruitment describes the practices followed regarding the processing of personal data in the recruitment process, including a description of the personal data collected and how we process, manage, use, and protect personal data. You can find the privacy policy in English at the end of the document.
***************************************************
Rejlersin rekrytointiprosessi toteutetaan lähtökohtaisesti Teamtailor alustaa (”palvelu”) käyttäen. On tärkeää, että rekrytointiprosessiin osallistuvat henkilöt ("hakija") tuntevat olonsa turvalliseksi ja ovat tietoisia siitä, kuinka käsittelemme heidän henkilötietojaan rekrytointiprosessin aikana.
1. Yleistä
Olemme rekrytointiprosessissa käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä nykyisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että olemme vastuussa hakijoiden henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä. Hakijoiden henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on toteuttaa rekrytointiprosessi. Henkilötietojen käsittelyn laillisuus on oikeutettu etumme rekrytoinnin toteuttamiseksi sekä tietyissä tilanteissa hakijan suostumus.
2. Henkilötietojen kerääminen ja käsittely
Rekisteri sisältää henkilötietoja, jotka hakija antaa tai joita muulla tavoin kerätään rekrytointi- ja valintaprosessin aikana. Mikäli hakija palkataan, henkilötietoja käytetään myös työsuhteen elinkaaren hallintaan. Olemme vastuussa hakijoiden rekisterissä olevien henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä. Rekrytointiprosessia varten käsittelemme muun muassa seuraavia henkilötietoja:
- nimi
- yhteystiedot (mukaan lukien osoite, postinumero, kaupunki, maa, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- kielitaito
- liitetyt tiedostot
- koulutus
- hakijan työhistoria
- muut tehtävän kannalta olennaiset tiedot
- suosittelijat
Lisäksi mahdollinen videohaastattelumateriaali sekä soveltuvuusarvioinnista saadut tiedot ovat sellaisia, joita voidaan käsitellä rekrytointiprosessin aikana. On myös mahdollista, että hakija oma-aloitteisesti liittää hakemukseensa tai rekrytointiprosessin aikana muutoin toimittaa meille tietoja, joita ei ole lueteltu yllä.
Keräämme hakijan henkilötietoja, kun hakija
- täyttää hakemuksen palvelun kautta tai muuten lisää itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten LinkedInin, kautta;
- käyttää palvelua pitääkseen yhteyttä henkilöstöömme lisäämällä henkilötietoja itsestään joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten LinkedInin, kautta; ja
- tarjoaa tunnistettavia tietoja chatin kautta (toimitetaan palvelua käyttävän verkkosivuston kautta) ja tällaiset tiedot ovat olennaisia hakumenettelyn kannalta.
Työnhakijan suostumuksella voidaan tietoja kerätä myös hakijan ilmoittamilta suosittelijoilta. Suorahakutoimeksiannoissa keräämme tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten Linkediniltä tai muista julkisista lähteistä. Tätä kutsutaan tiedonhauksi (sourcing), ja rekrytoijamme suorittavat sen manuaalisesti tai erillisen palvelun kautta. Emme kuitenkaan tallenna näissä tilanteissa kerättyjä tietoja rekrytointijärjestelmäämme, ilman henkilön suostumusta.
Nykyiset työntekijämme voivat myös antaa suosituksia mahdollisista hakijoista. Suosituksen annossa työntekijämme lisäävät mahdollisten hakijoiden tietoja, ja näissä tapauksissa potentiaalista hakijaa pidetään hakijana tämän tietosuojakäytännön puitteissa, mikäli suositeltu henkilö antaa suostumuksensa tähän. Vain rekrytointiprosessin kannalta merkityksellisiä tietoja kerätään ja käsitellään.
3. Käsittelyn oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietoja voidaksemme tehdä tarvittavat rekrytointiin liittyvät toimet työposition täyttämiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on pääsääntöisesti hakijan suostumus. Lisäksi henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena voi toimia työsopimusta edeltävät toimenpiteet ja oikeutettu etu.
Hakija suostuu siihen, että rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja rekrytointia varten, kun hakija;
- täyttää hakemuksen palvelun kautta lisäämällä itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten LinkedInin kautta; ja/tai
- käyttää palvelua ollakseen yhteydessä rekisterinpitäjän rekrytointiosastoon lisäämällä itseään koskevia henkilötietoja joko henkilökohtaisesti tai kolmannen osapuolen, kuten LinkedInin, kautta.
Hakijalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kohdassa 11 lueteltujen yhteystietojen kautta. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin johtaa siihen, että hakija ei voi hakea tiettyä työtä tai muuten käyttää palvelua. Rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta johtuen henkilötietoja voidaan tietyin edellytyksin käsitellä vielä hakijan suostumuksen peruuttamisen jälkeen.
4. Henkilötietojen säilytysaika
Hakijan tiedot säilytetään lähtökohtaisesti kaksi vuotta rekrytointipäätöksen tiedoksiannosta tai niin kauan kuin katsomme sen tarpeelliseksi käsittelyn tarkoitusten mukaan. Hakijan suostumuksella aikaa voidaan myös pidentää.
Tallennamme kaikkien hakijoiden tietoja aina kuitenkin vähintään vuoden ajan rekrytointipäätöksen tiedoksiannosta. Tietojen säilyttäminen on tarpeellista, jotta Rejlers voi osoittaa noudattavansa tasa-arvolain ja yhdenvertaisuuslain säännöksiä. Kun vuosi on kulunut rekrytointipäätöksen tiedoksiannosta, tiedot voidaan hakijan pyynnöstä poistaa. Säilytysajat perustuvat tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslakien mukaisiin kanneaikoihin sekä rikoslain työsyrjintärikoksen vanhenemisaikaan.
Huomaa, että hakija voi olla kiinnostava tulevaa rekrytointia varten ja saatamme tallentaa hakijan henkilötietoja tätä tarkoitusta varten, kunnes ne eivät ole enää tarpeellisia. Jos sinä hakijana et halua, että henkilötietojasi käsitellään tätä tarkoitusta varten (tuleva rekrytointi), ota meihin yhteyttä kohdassa 11 olevia yhteystietoja käyttäen.
Henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää edellä mainittua pidempään, mikäli henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen vahingonkorvausvaatimusten, oikeudenkäyntien tai yhtiön sisäisten tutkimusten vuoksi.
5. Hakijan oikeudet
Sinulla on hakijana oikeus
- pyytää tietoja henkilötietojen käsittelymenetelmistämme;
- saada pääsy henkitietoihisi;
- pyytää tietojesi oikaisua, päivittämistä tai korjaamista;
- vaatia tietojen poistoa tai käsittelyn rajoittamista;
- peruuttaa suostumuksesi siltä osin kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen; tai
- pyytää henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta kielteisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.
Voit käyttää yllä mainittuja oikeuksia olemalla yhteydessä meihin kohdassa 11 olevien yhteystietojen kautta. Tarpeen mukaan voimme pyytää sinua täsmentämään pyyntöäsi kirjallisesti tai todistamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi käsittelyä.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle sinua koskevien henkilötietojen käsittelystä siinä tapauksessa, että uskot henkilötietojen käsittelyn loukkaavan tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa toimivaltainen viranomainen on tietosuojavaltuutettu (tietosuoja@om.fi).
6. Turvallisuus
Henkilötiedot voidaan tarvittaessa tallentaa ja käsitellä EU/ETA-alueella tai sellaisissa kolmansissa maissa, joilla on Euroopan komission mielestä riittävä suojan taso, tai jota käsittelevät sellaiset palveluntarjoajat, jotka ovat tehneet täysin kolmansien maiden siirtojen laillisuuden mukaisia sopimuksia tai muut palveluntarjoajat, joilla on riittävät takeet siirrettävien tietojen rekisteröityjen oikeuksien suojelemiseksi.
Pidämme henkilökohtaista koskemattomuutta prioriteettina ja pyrimmekin aktiivisesti varmistamaan, että hakijoiden henkilötietoja käsitellään erittäin huolellisesti. Toteutamme kohtuudella odotettavissa olevat toimenpiteet varmistaaksemme, että hakijoiden ja muiden henkilötietoja käsitellään turvallisesti sekä tämän tietosuojaselosteen että yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
Tietojen siirto Internetin ja mobiiliverkon kautta sisältää kuitenkin riskejä, ja kaikki siirrot tehdään tiedon siirtäjän omalla vastuulla. On tärkeää, että hakija ottaa myös vastuun tietojensa suojauksesta. Onkin hakijan vastuulla, että hänen kirjautumistietonsa käytössä olevaan rekrytointipalveluun pidetään salassa.
7. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Emme myy tai muutoin siirrä hakijoiden henkilötietoja kolmansille osapuolille ilman laillista perustetta.
Voimme siirtää hakijoiden henkilötietoja seuraaville tahoille:
- urakoitsijallemme ja alihankkijallemme, jotka toimivat ohjeidemme mukaisesti käsittelijöinä ja alikäsittelijöinä palvelun tarjoamiseksi.
- viranomaisille, neuvonantajille tai muille toimijoille siinä tapauksessa, että epäillään rikollista tai sopimatonta toimintaa tai jos viranomaisen määräyksen mukaan niin vaaditaan.
Siirrämme hakijoiden henkilötietoja käsiteltäväksi vain luottamillemme kolmansille osapuolille. Valitsemme yhteistyökumppanit huolellisesti varmistaaksemme, että hakijoiden henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Teemme yhteistyötä seuraavien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa: rekrytointialustan tarjoava taho, palvelin- ja hosting-yritykset, sähköpostiyritykset, videonkäsittely-yritykset, tiedonhankintayritykset, analyysipalveluyritykset ja muut palvelun toimittamiseen liittyvät yritykset.
8. Kootut tiedot (ei-tunnistettavissa olevat henkilötiedot)
Saatamme jakaa koottuja tietoja kolmansille osapuolille. Aggregoidut tiedot on tällöin koottu palvelun kautta kerätyistä tiedoista ja voivat koostua esimerkiksi Internet-liikenteen tilastoista tai geologisesta sijainnista palvelun käyttöä varten. Kootut tiedot eivät sisällä tietoja, joiden avulla yksittäisiä henkilöitä voitaisiin tunnistaa, eivätkä ne siten ole henkilötietoja.
Lisäksi tietoja on mahdollista käyttää yhdistettyä analyysiä tai markkinatutkimusta varten. Tällöin tiedot muutetaan aina tunnistamattomiksi, eikä tällaisia tietoja voida käyttää tietyn hakijan tunnistamiseen. Näitä tietoja ei siten pidetä henkilötietoina.
9. Evästeet
Tietoja hakijan rekrytointialustan käytöstä voidaan tallentaa evästeinä. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka tallennetaan hakijan laitteen, kuten tietokoneen, matkapuhelimen tai tabletin, internetselaimeen palvelua käytettäessä. Käytämme evästeitä parantaaksemme hakijan palveluun liittyvää käyttökokemusta ja kerätäksemme tietoa esimerkiksi palvelun käyttöä koskevista tilastoista. Tämä tehdään palvelun turvaamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeiden avulla kerätyt tiedot voivat joissain tapauksissa olla henkilötietoja, ja tällaisissa tapauksissa niitä säätelee evästekäytäntömme.
Hakija voi milloin tahansa estää evästeiden käytön muuttamalla laitteensa paikallisia asetuksia. Evästeiden poistaminen käytöstä voi vaikuttaa palvelun käyttökokemukseen, esimerkiksi jotkin palvelun toiminnot saattavat olla pois käytöstä.
10. Muutokset tietosuojaselosteessa
Meillä on oikeus tehdä muutoksia tai lisäyksiä tietosuojaselosteeseemme milloin tahansa. Tietosuojaselosteen uusin versio on aina saatavilla Rejlersin verkkosivuilla tai palvelun kautta. Uusi versio katsotaan hakijalle välitetyksi, kun hakija on joko vastaanottanut sähköpostin, jossa hakijalle ilmoitetaan uudesta versiosta (käyttäen hakijan palvelun käytön yhteydessä antamaa sähköpostiosoitetta), tai kun päivitetty tietosuojaseloste on lisätty Rejlersin verkkosivuille tai rekrytointipalvelualustalle.
11. Yhteydenotto
Jos sinulla on kysyttävää, tarvitset lisätietoja henkilötietojen käsittelyprosessista tai haluat ottaa meihin yhteyttä muissa asioissa, käytä alla olevia yhteystietoja. Rejlers Finland kiia.kagan@rejlers.fi
***************************************************
The Rejlers recruitment process is primarily carried out using the Teamtailor platform (the “service”). It is important that individuals participating in the recruitment process (the “applicant”) feel secure and are aware of how we process their personal data during the recruitment process.
1. General Information
We are the data controller for personal data processed during the recruitment process, in accordance with current data protection laws. This means we are responsible for the lawful processing of applicants’ personal data. The purpose of processing applicants' personal data is to carry out the recruitment process. The legal basis for processing personal data is our legitimate interest in conducting recruitment and, in certain situations, the applicant’s consent.
2. Collection and Processing of Personal Data
The register contains personal data provided by the applicant or otherwise collected during the recruitment and selection process. If the applicant is hired, the personal data will also be used for managing the employment life cycle. We are responsible for the lawful processing of personal data in the register. For the recruitment process, we process, among others, the following personal data:
- Name
- Contact information (including address, postal code, city, country, phone number, email)
- Language skills
- Attached files
- Education
- Applicant’s work history
- Other job-relevant information
- References
Additionally, any video interview material and information from suitability assessments may be processed during the recruitment process. It is also possible that the applicant voluntarily provides additional information that is not listed above during the application or recruitment process.
We collect the applicant’s personal data when the applicant:
- Fills out an application through the service or otherwise adds personal data either personally or via a third party such as LinkedIn;
- Uses the service to contact our personnel by adding personal data about themselves either personally or via a third party such as LinkedIn; and
- Provides identifiable information through chat (provided via the website using the service), and such information is relevant to the application process.
With the applicant’s consent, information can also be collected from referees provided by the applicant. In direct search assignments, we collect data from third parties, such as LinkedIn or other public sources. This is called sourcing, and our recruiters carry it out manually or through a separate service. However, we do not store the data collected in these situations in our recruitment system without the person’s consent.
Our current employees may also provide recommendations for potential applicants. When making a recommendation, our employees add information about potential applicants, and in such cases, the recommended individual is considered an applicant under this privacy policy if the person gives their consent. Only information relevant to the recruitment process is collected and processed.
3. Legal Basis for Processing
We process personal data to carry out necessary recruitment-related actions to fill the job position and comply with legal obligations. The primary legal basis for processing personal data is the applicant’s consent. Additionally, the legal basis for processing personal data may be pre-contractual actions and legitimate interest.
The applicant consents to the data controller processing personal data for recruitment purposes when the applicant:
- Fills out an application through the service by adding personal data about themselves either personally or via a third party such as LinkedIn; and/or
- Uses the service to contact the data controller’s recruitment department by adding personal data about themselves either personally or via a third party such as LinkedIn.
The applicant has the right to withdraw their consent at any time by contacting the data controller via the contact details listed in section 11. However, exercising this right may result in the applicant being unable to apply for a specific job or otherwise use the service. Due to the data controller’s legitimate interest, personal data may be processed under certain conditions even after the applicant withdraws their consent.
4. Retention Period of Personal Data
Applicant data is generally retained for two years from the notification of the recruitment decision or for as long as we consider necessary for the processing purposes. With the applicant’s consent, the period can also be extended.
We always store the data of all applicants for at least one year from the notification of the recruitment decision. Retaining the data is necessary to demonstrate Rejlers' compliance with the provisions of the Equality Act and Non-Discrimination Act. After one year from the notification of the recruitment decision, the data may be deleted upon the applicant’s request. Retention periods are based on the limitation periods specified in the Equality and Non-Discrimination Acts, as well as the statute of limitations for employment discrimination offenses under criminal law.
Note that the applicant may be of interest for future recruitment, and we may retain the applicant’s personal data for this purpose until it is no longer needed. If you, as an applicant, do not want your personal data to be processed for this purpose (future recruitment), please contact us using the contact details in section 11.
However, personal data may be retained for longer than stated above if necessary due to compensation claims, legal proceedings, or internal company investigations
5. Applicant’s Rights
As an applicant, you have the right to:
- Request information about our methods of processing personal data;
- Access your personal data;
- Request correction, updating, or rectification of your data;
- Request deletion or restriction of processing;
- Withdraw your consent to the extent that the processing of your personal data is based on consent; or
- Request your personal data in a machine-readable format and transfer the data to another data controller, provided that this does not adversely affect the rights and freedoms of others.
You can exercise the rights mentioned above by contacting us using the contact details provided in section 11. If necessary, we may ask you to specify your request in writing or prove your identity before processing your request.
You also have the right to lodge a complaint with the supervisory authority regarding the processing of your personal data if you believe that the processing violates data protection legislation. In Finland, the competent authority is the Data Protection Ombudsman (tietosuoja@om.fi).
6. Security
Personal data may be stored and processed in the EU/EEA or in third countries deemed by the European Commission to have an adequate level of protection, or by service providers who have fully compliant agreements in place for the legality of data transfers to third countries or other service providers with sufficient safeguards to protect the rights of the data subjects.
We prioritize personal privacy and actively work to ensure that applicants' personal data is processed with great care. We take reasonably expected measures to ensure that applicants' and others' personal data is processed securely, both in accordance with this privacy statement and the General Data Protection Regulation (GDPR).
Transferring data over the Internet and mobile networks carries risks, and all transfers are done at the data sender’s own risk. It is important for the applicant to also take responsibility for protecting their data. It is the applicant’s responsibility to keep their login information for the recruitment service confidential.
7. Disclosure and Transfer of Personal Data
We do not sell or otherwise transfer applicants’ personal data to third parties without a legal basis.
We may transfer applicants’ personal data to the following parties:
- Our contractors and subcontractors who act under our instructions as processors and sub-processors for providing the service;
- Authorities, advisors, or other entities in the event of suspected criminal or inappropriate activity, or if required by an authority order.
We only transfer applicants' personal data to trusted third parties. We select partners carefully to ensure that applicants’ personal data is processed in compliance with applicable data protection laws. We work with the following data processors: the provider of the recruitment platform, server and hosting companies, email companies, video processing companies, data sourcing companies, analytics service companies, and other companies involved in providing the service.
8. Aggregated Data (Non-Identifiable Personal Data)
We may share aggregated data with third parties. Aggregated data is compiled from data collected through the service and may include, for example, statistics on Internet traffic or geographical location for the purpose of using the service. Aggregated data does not contain information that can be used to identify individuals, so it is not considered personal data.
Additionally, data may be used for combined analysis or market research. In such cases, the data is always anonymized, and such data cannot be used to identify a particular applicant. Such data is therefore not considered personal data.
9. Cookies
Information about the applicant's use of the recruitment platform may be stored using cookies. Cookies are passive text files stored in the applicant's device, such as a computer, mobile phone, or tablet, when using the service. We use cookies to improve the applicant's user experience related to the service and to collect information, such as statistics on the use of the service. This is done to secure, maintain, and improve the service. The information collected through cookies may, in some cases, be personal data, and in such cases, it is regulated by our cookie policy.
The applicant can block the use of cookies at any time by changing the local settings on their device. Disabling cookies may affect the user experience of the service, for example, some functions of the service may be disabled.
10. Changes to the Privacy Statement
We reserve the right to make changes or additions to our privacy statement at any time. The latest version of the privacy statement is always available on the Rejlers website or through the service. The new version is considered communicated to the applicant when the applicant has either received an email notifying them of the new version (using the email address provided by the applicant in connection with the use of the service) or when the updated privacy statement has been added to the Rejlers website or recruitment platform.
11. Contact Information
If you have any questions, need more information about the personal data processing process, or wish to contact us on other matters, please use the contact information below: Rejlers Finland kiia.kagan@rejlers.fi
