Tietosuojaseloste – Rekrytointi | Privacy Notice – Recruitment
1. Johdanto
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten me Rejlersillä käsittelemme henkilötietojasi (”tiedot”) rekrytointiprosessimme aikana. Sujuvan kokemuksen varmistamiseksi käytämme Teamtailor-alustaa pääasiallisena rekrytointityökalunamme.
Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa siitä, että tietojasi käsitellään lainmukaisesti. Keräämme ja käytämme tietojasi rekrytointiprosessin toteuttamista varten pääasiassa oikeutetun etumme ja joissakin tapauksissa sinun suostumuksesi perusteella. Haluamme, että saat tarvittavat tiedot tästä käsittelystä ja tunnet olosi turvalliseksi.
2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Käsittelemme rekrytoinnin aikana antamiasi tai keräämiämme tietoja. Jos sinut palkataan, käytämme tietojasi myös työsuhteen hallintaan. Käsittelemme seuraavia tietoja:
• yhteystiedot ja tunnistetiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• kielitaito;
• liitetiedostot;
• koulutus, todistukset ja muu osaaminen;
• työhistoria;
• suositukset; sekä
• muut työhön liittyvät tiedot.
Voimme myös käsitellä videohaastatteluja ja soveltuvuusarviointeja. Voit myös antaa meille vapaaehtoisia lisätietoja, joita ei ole lueteltu yllä.
3. Miten keräämme henkilötietojasi?
Keräämme tietojasi, kun
• täytät hakemuksen rekrytointialustallamme;
• toimitat meille tietoja kolmansien osapuolten, kuten LinkedInin, kautta;
• viestit henkilöstömme kanssa rekrytointialustan välityksellä; ja
• annat meille chatin kautta tai verkkosivustollamme tietoja, joista olet tunnistettavissa.
Voimme kerätä tietoja suosittelijoiltasi, jos annat siihen suostumuksesi. Voimme kerätä tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten LinkedIniltä, suoria hakuja (”headhunting”) varten, mutta emme tallenna näitä tietoja ilman suostumustasi.
Nykyiset työntekijämme voivat myös suositella mahdollisia hakijoita. Tehdessään niin he antavat tietoja näistä mahdollisista hakijoista, ja jos suositeltu henkilö antaa suostumuksensa, heitä käsitellään sen jälkeen työnhakijoina tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Keräämme ja käsittelemme vain rekrytointiprosessille tarpeellisia tietoja.
4. Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Käytämme tietojasi avoimien työpaikkojen täyttämiseen ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen. Käsittelyn oikeusperusteita ovat suostumuksesi, oikeutettu etumme ja sopimukseen perustuvat toimenpiteet, jotka koskevat mahdollista työsuhdettasi ja rekrytointiin liittyviä lakisääteisiä velvollisuuksiamme.
Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ottamalla meihin yhteyttä (katso lisätietoja kohdasta 9 ). Tämä voi kuitenkin vaikuttaa kykyysi hakea töitä meiltä tai käyttää rekrytointialustaamme. Voimme tietyissä tapauksissa säilyttää henkilötietojasi sovellettavan lain ja oikeutetun etumme nojalla, vaikka peruuttaisit suostumuksesi.
Kun käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu, pidämme huolen siitä, että käsittely on oikeudenmukaista ja vastaa kohtuullisia odotuksiasi.
5. Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?
Emme myy tai luovuta tietoja kolmansille osapuolille ilman laillista perustetta. Voimme jakaa tietoja luotettavien palveluntarjoajien, kuten rekrytointialustan tarjoajan, palvelin- ja säilytyspalveluyhtiöiden, sähköpostipalveluiden tarjoajien, videokäsittely-yritysten ja muiden rekrytointiin osallistuvien alihankkijoiden kanssa. Nämä palveluntarjoajat käsittelevät tietojasi vain ohjeidemme mukaisesti ja tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin. Varmistamme aina, että jaetut tiedot suojataan asianmukaisesti ja että näiden palveluntarjoajien kanssa solmituissa sopimuksissa on riittävät tietosuojaehdot.
Voimme jakaa aggregoituja tietoja, kuten tietoja internet-liikenteestä tai sijaintitilastoja, kolmansille osapuolille. Näistä tiedoista ei voi tunnistaa yksilöitä, eikä niitä pidetä henkilötietoina. Voimme myös käyttää tietoja, joista ei ole tunnistettavissa yksilöitä, koontianalyyseihin tai markkinatutkimuksiin.
Tietoja voidaan myös luovuttaa viranomaisille tai muille kolmansille osapuolille, jos sovellettava laki niin edellyttää, viranomainen esittää täytäntöönpanokelpoisen pyynnön tietojen luovuttamisesta, tai meillä on syytä epäillä väärinkäytöksiä.
6. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin niiden käsittelyn tarkoitus edellyttää tai sovellettava laki vaatii. Yleisesti ottaen säilytämme tietojasi kahden vuoden ajan rekrytointipäätöksen tiedottamisesta. Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslainsäädäntö edellyttää, että säilytämme tietojasi vähintään vuoden ajan. Voit pyytää tietojen poistamista vuoden kuluttua.
Huomaa, että jos olet kiinnostunut tulevista rekrytoinneista, voimme säilyttää tietojasi tätä tarkoitusta varten, kunnes niitä ei enää tarvita. Ota meihin yhteyttä, jos et halua tietojasi säilytettävän tulevia työmahdollisuuksia varten. Suostumuksellasi voimme säilyttää tietojasi yli kaksi vuotta.
Voimme tarvittaessa säilyttää tietojasi pidempään myös oikeudellisista syistä, kuten kanteista, oikeudenkäynneistä tai sisäisistä tutkimuksista johtuen.
7. Miten suojaamme henkilötietojasi?
Yksityisyyden suoja on meille erittäin tärkeää, ja pyrimme aktiivisesti turvaamaan tietosi. Ryhdymme kaikkiin kohtuudella odotettavissa oleviin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin varmistaaksemme, että tietoja käsitellään turvallisesti ja että ne on suojattu tämän tietosuojaselosteen ja yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä muun sovellettavan lainsäädännön mukaisesti häviämiseltä, tahattomalta tuhoutumiselta, väärinkäytöltä ja luvattomalta käytöltä tai muokkaukselta.
Digitaaliset tietokantamme on suojattu palomuureilla, virustorjuntaohjelmilla, salatuilla yhteyksillä ja muilla vakioturvatoimilla. Fyysisiä materiaaleja säilytetään turvallisissa paikoissa, joihin asiattomilla henkilöillä ei ole pääsyä. Tietoihisi on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä, joiden työ edellyttää tietojesi käsittelyä, ja he käsittelevät niitä ohjeidemme mukaisesti.
Siirrämme tietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolisille palveluntarjoajille vain, jos se on tarpeen tietojenkäsittelyn teknisen ja käytännön toteutuksen kannalta, esimerkiksi kun palveluntarjoaja toimii näiden alueiden ulkopuolella. Tällaisissa tapauksissa varmistamme, että palveluntarjoaja on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet tietosuojan varmistamiseksi.
8. Oikeutesi
Tietosuojalainsäädännön mukaan sinulla on työnhakijana oikeus:
• saada tietoa siitä, miten käsittelemme tietoja
• saada tutustua tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot tai rajoittaa tietojen käsittelyä
• saada tietoja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle järjestelmälle
• vastustaa tietojen käsittelyä
Edellä mainittujen oikeuksien soveltuvuus ja laajuus määritellään tapauskohtaisesti ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Ota meihin yhteyttä, jos haluat käyttää näitä oikeuksia (lisätietoja kohdassa 10). Voimme joutua pyytämään sinua todistamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi käsittelyä.
Huomaa, että jos toteutamme suostumuksesi peruuttamista, käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojen poistamista koskevan pyyntösi, emme välttämättä voi enää toimittaa sinulle niitä palveluja, joita olet aikaisemmin saanut, tilannut tai pyytänyt.
Jos koet, että tietojesi käsittely on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä valitus alla olevan taulukon mukaiselle valvontaviranomaiselle.
Maa
Ruotsi
Toimivaltainen viranomainen
Ruotsin tietosuojaviranomainen (Integritetskyddsmyndigheten)
Yhteystiedot
imy@imy.se +46 (0)8 657 61 00
Maa
Suomi
Toimivaltainen viranomainen
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Yhteystiedot
tietosuoja@om.fi +358 (0)29 566 6777
Maa
Norja
Toimivaltainen viranomainen
Norjan tietosuojaviranomainen (Datatilsynet)
Yhteystiedot
postkasse@datatilsynet.no +47 22 39 69 00
9. Yhteystiedot
Jos sinulla on tietoihisi liittyviä kysymyksiä tai huolia, ota meihin yhteyttä seuraavasti:
Maa
Ruotsi
Yhteystiedot
dataskyddsgruppen@rejlers.se +46 771 78 00 00
Maa
Suomi
Yhteystiedot
tietosuoja@rejlers.fi +358 207 520 700
Maa
Norja
Yhteystiedot
kontakt@rejlers.no +47 22 33 66 33
10. Muutokset
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta harkintamme ja tarpeen mukaan. Uusin versio on aina saatavilla verkkosivustollamme tai rekrytointialustan kautta. Ilmoitamme sinulle merkittävistä muutoksista sähköpostitse tai päivittämällä sivustollamme ja rekrytointialustalla olevan selosteen.
Privacy Notice – Recruitment
1. Introduction
This Privacy Notice explains how we at Rejlers process your personal data (“data”) during our recruitment process. To ensure a seamless experience, we use the Teamtailor platform as our main recruiting tool.
As the data controller, we are responsible for ensuring that your data is processed lawfully. We collect and use your data for the purposes of carrying out the recruitment process primarily based on our legitimate interest and, in some cases, your consent. We want you to be informed about this processing and feel safe.
2. What personal data do we process?
We process the data you provide or we collect during the recruitment process. If you are hired, we will also use your data to manage your employment relationship. We process the following data:
• Contact information and identification details, such as name, address, email address, and telephone number;
• Language skills;
• Attachments;
• Education, certifications, and other competencies;
• Employment history;
• Recommendations; and
• Other work-related data.
We may also process video interviews and suitability assessments. You may also voluntarily provide us with additional data not listed above.
3. How do we collect your personal data?
We collect your data when you:
• Fill out an application on our recruiting platform;
• Provide us with information through third parties such as LinkedIn;
• Communicate with our staff through the recruitment platform; and
• Provide us with identifiable information via chat or on our website.
We may collect data from your referees if you consent to it. We may also collect data from third parties, such as LinkedIn, for direct searches (“headhunting” or “sourcing”), but we will not store this data without your consent.
Our current employees may also recommend potential candidates. In doing so, they will provide information about these potential candidates and, if the referred individual consents, the candidate will then be considered a job applicant in accordance with this Privacy Notice. We only collect and process data necessary for the recruitment process.
4. Why do we process your personal data?
We use your data to fill open positions and comply with legal obligations. The legal bases for processing are your consent, our legitimate interest, performing contractual measures concerning your potential employment relationship and our legal obligations relating to the recruitment.
You have the right to withdraw your consent at any time by contacting us (see section 9 for more details). However, this may affect your ability to apply for a job with us or use our recruiting platform. In certain cases, we may retain your personal data under applicable law and in our legitimate interest, even if you withdraw your consent.
Where the legal basis for the processing is legitimate interest, we ensure that the processing is fair and meets your reasonable expectations.
5. Who has access to your personal data?
We do not sell or disclose data to third parties without a legal basis. We may share data with trusted service providers, such as the recruiting platform provider, server and hosting companies, email service providers, video processing companies, and other vendors involved in the recruiting. These service providers will only process your data in accordance with our instructions and for the purposes mentioned in this Privacy Notice. We always ensure that the shared data is adequately protected and that sufficient data protection provisions are in place in all existing contracts with these service providers.
We may share aggregated data, such as data about internet traffic or location statistics, with third parties. This data do not identify any individuals and is not considered personal data. We may also use non-personally identifiable information for aggregated analyses or market research purposes.
Data may also be disclosed to authorities or other third parties where required by applicable law, the authorities make an enforceable request for data disclosure, or we have reason to suspect misconduct.
6. How long do we keep your personal data?
We only keep your data for as long as is necessary for the purposes of the processing or as required by applicable law. As a general rule, we keep your data for two years from the time of informing you about the recruitment decision. Equality and non-discrimination laws require us to keep your data for at least one year. You can request the deletion of your data after one year.
Please note that you may be of interest for future recruitments and we may keep your data for this purpose until it is no longer needed. Please contact us if you do not wish your data to be stored for future employment opportunities. With your consent, we can keep your data for more than two years.
If necessary, we may also keep your data for longer due to legal reasons, such as pending lawsuits, ongoing litigation, or internal investigations.
7. How do we protect your personal data?
We consider personal integrity a top priority and actively strive to keep your data safe. We take all reasonably expected technical and organizational measures to ensure that data is processed securely and protected from loss, accidental destruction, misuse, and unauthorized access or alteration in accordance with this privacy notice and the General Data Protection Regulation (GDPR), as well as other applicable legislation.
We protect our digital databases with firewalls, antivirus software, encrypted connections, and other standard security measures. Physical materials are stored in secure locations that unauthorized people do not have access to. Only our authorized persons who need to handle your data for their job can access, and they do so in accordance with our instructions.
We transfer your data to service providers outside the EU/EEA only when necessary for the technical and practical implementation of data processing, such as when a service provider operates outside these areas. In such cases, we make sure they have appropriate safeguards and data protection measures in place.
8. Your rights
Under data protection law, you as a job applicant have the right:
• to obtain information on the data processing
• of access to the data
• to rectification of the data
• to the erasure of data or to restrict the processing of data
• to receive your data in a machine-readable format and transfer it to another system
• to object to the processing of data
The applicability and extent of the above-mentioned rights are determined on a case-by-case basis and in accordance with applicable data protection legislation. You can exercise these rights by contacting us (details in Section 9). We may need to verify your identity before processing your request.
Please note that if we comply with your request to withdraw your consent, restrict processing, or delete personal data, you may no longer be able to receive services that you previouslyreceived, subscribed to, or requested.
If you feel that the processing of your data is not done legally, you have the right to file a complaint with the supervisory authority as per the table below.
Country
Sweden
Competent authority
Swedish Authority for Privacy Protection (Integritetskyddsmyndigheten)
Contact information
imy@imy.se +46 (0)8 657 61 00
Country
Finland
Competent authority
Office of the Data Protection Ombudsman
Contact information
tietosuoja@om.fi +358 (0)29 566 6777
Country
Norway
Competent authority
Norwegian Data Protection Authority (Datatilsynet)
Contact information
postkasse@datatilsynet.no +47 22 39 69 00
9. Contact information
For any questions or concerns about your data, please contact us as per below:
Country
Sweden
Contact information
dataskyddsgruppen@rejlers.se +46 771 78 00 00
Country
Finland
Contact information
tietosuoja@rejlers.fi +358 207 520 700
Country
Norway
Contact information
kontakt@rejlers.no +47 22 33 66 33
10. Changes
We may at our sole discretion update this privacy notice occasionally. The latest version will always be available on our website. We’ll notify you of significant changes via email or by updating the notice on our site.
